Khi phải đối mặt với suy thoái kinh tế trầm trọng như hiện nay, rất nhiều tổ chức đối phó bằng cách nằm im nghe ngóng. Ngân đã sách đào tạo bị cắt. Các nhân viên thì cắm cúi sau bàn làm việc với hy vọng tránh phải gặp mặt cán bộ tổ chức ... Không khí trong công ty vì vậy trở nên nặng nề.

Hơn bao giờ hết, đây là lúc các nhà quản lý ở mọi cấp của tổ chức cần phải sử dụng tối đa đặc điểm đã khiến chúng ta khác với phần còn lại của thế giới động vật: NÓI!

Tại sao phải như vậy, bởi:

(1) Khi không có thông tin, chúng ta móc nối các sự kiện lại với nhau theo cách chủ quan nhất có thể.
(2) E-mail hoạt động rất tốt với các dữ liệu nhưng khi cần cảm xúc thì chỉ mặt đối mặt mới có hiệu quả.
(3) Sẽ có lợi ích lớn khi mọi người tập hợp lại và chia sẻ những ý tưởng với nhau, tư duy về những thủ tục mới, học hỏi nhiều hơn về các thành viên nhóm, trả lời các câu hỏi hay tìm cách để làm cho công việc trôi chảy.
(4) Các công ty thông minh sẽ tận dụng thời gian này để xốc lại hoạt động và phát triển vị thế và huy động các nhân viên tham gia vào các quyết định của công ty.
(5) Các viễn cảnh khác nhau là tối quan trọng cho sáng tạo và cách tốt nhất để thu lượm chúng là thông qua giao tiếp, trao đổi.

Những tổ chức này sẽ có nền tảng nhân viên vững chắc, trung thành để tiến lên vị trí tiên phong khi tình hình kinh tế sáng sủa trở lại.
Nhưng điều này chỉ xảy ra nếu việc NÓI trở thành động cơ trao đổi được ưa chuộng.
Sau đây là 4 chiến lược liên lạc để nâng cao Hệ số Nói của bạn (Talk Quotient-TQ).

Chiến lược # 1: Tiến hành họp “gậy nói”

Đây là buổi trao đổi mà người cầm “gậy” sẽ nói lên các suy nghĩ của mình. Họp “gậy nói” cho phép mọi người được nghe các ý tưởng và đề xuất khác nhau bởi người giữ “gậy” được quyền nói tự do, không sợ trả đũa, không bị chê bai và không bị ngắt giữa chừng. Nhiều bộ lạc nguyên thủy đã sử dụng “gậy nói” như là cách cho phép mọi tiếng nói đều được lắng nghe.

Để chuẩn bị cho một buổi họp “gậy nói”, cần lưu ý:

(1) Tạo được một chủ đề tập trung giới thiệu cho nhóm, đảm bảo rằng tất cả đều được mời đến để nói, mà không bị ngắt lời hay chê bai.
(2) Hình thành thứ tự vòng tròn cho tất cả thành viên. Việc này tạo ra sự bình đẳng.
(3) Tất cả những điều mọi người nói ra cần được tóm tắt lại nội dung và những gì bạn sẽ làm với thông tin đó.

Chiến lược # 2: Tìm ra những “Gậy da cam”

Nếu tình cờ ngồi cạnh của sổ trên máy bay hạ cánh đang đi vào chỗ đỗ, bạn hãy nhìn ra ngoài và thấy một người đang chỉ dẫn cho chiếc Boeing 777 (nặng trên 50 tấn) tiến vào vị trí của mình. Những chiếc gậy da cam trong tay những con người này giữ quyền hạn rất lớn trong thời điểm đó. Và chúng phải như vậy.

Bạn thấy có những vạch sơn trên mặt đường để chỉ rõ chính xác chỗ mà bánh xe trước của chiếc Boeing 777 phải dừng. Nếu không, hành khách sẽ gặp phiền toái khi ra máy bay. Vấn để ở đây là: Người phi công ngồi ở vị trí quá cao để có thể nhìn thấy vạch sơn đó, do vậy họ sẽ phải phụ thuộc vào những cây “gậy da cam” - vốn ở gần vị trí đó nhất - để đưa chiếc máy bay vào đúng chỗ.

Mỗi người đều có những cây gậy da cam ở vị trí công việc của mình. Những người ngồi ở vị trí càng cao trong tổ chức, càng cần có những cuộc đối thoại với những người làm việc trực tiếp trong tổ chức. Việc cơ bản là họ phải NÓI CHUYỆN với nhau.

Chiến lược # 3: Chú ý đến những chàng David tí hon

Khi được hỏi đâu là sự khác biệt chủ chốt trong chiến dịch gây quỹ thành công nhất của trường (425 triệu đôla trong 6 năm), hiệu trưởng của trường học ở Mỹ trả lời rằng ông đặt ưu tiên vào việc lôi kéo thế hệ tiếp theo của lãnh đạo cựu sinh viên.

Lắng nghe tiếng nói của David là truyền thống từ thời Trung cổ và dòng thánh Benedic. Tu viện trưởng nhà chung chỉ đưa ra các quyết định sau khi hỏi ý kiến của tất cả các tăng lữ, bắt đầu từ người trẻ nhất.

Ai là người mới nhất và trẻ nhất trong số các David của nhóm bạn? Đó thường là thành viên mới nhất, người luôn đưa ra những câu hỏi sâu sắc nhất. Họ không bị ám ảnh bởi chính trị, quá khứ hay thủ tục nghi thức. Hãy hỏi những suy nghĩ của họ. Nói với họ bạn hy vọng sẽ họ dạy bạn một điều gì đó sau 3 tháng. Đảm bảo rằng những nhân viên đó sẽ ra sức tìm cách mang đến cho bạn sự đổi mới sáng tạo, hay tối thiểu cũng hiểu thêm được một số quy trình, sản phẩm hay dịch vụ của bạn.

Chiến lược # 4: Vui vẻ sẽ làm nhẹ bớt gánh nặng

Trong thời gian khó khăn, hài hước là kỹ năng tồn tại quan trọng nhất. Cũng có thể nói những chuyện cười, những câu chuyện có thể làm nhẹ bớt tình trạng khó khăn hay hướng tới triển vọng tươi sáng. Tiếng cười có thể làm cho mọi người dễ chịu hơn nếu nó được sử dụng để giải tỏa những suy nghĩ lo lắng của họ.

Thách thức cuối cùng sẽ là lôi kéo mọi người rời khỏi chiếc PDA và chiếc máy tính của họ để tham gia vào các buổi trò chuyện thực tế. Nhiều công ty đang thí điểm tổ chức các buổi họp không sử dụng các thiết bị, như máy tính và các thiết bị cá nhân khác. Mọi người nhìm vào mắt nhau, phát triển sự liên kết gần gũi và các cuộc họp hiệu quả hơn cùng với “Chỉ số Nói” tăng lên.